Retningslinjer for personell, relater til Specsavers globale data som gir et rammeverk for å beslutte om et særskilt dokument, arkiver eller data enten skal: Beholdes - og hvis så, for hvor lenge, eller om dokumentet skal slettes - og hvis så, når og hvordan.
Denne planen er en liste over de forskjellige typer data, arkiver og dokumenter oppbevart av Specsavers. Det beskriver i detalj hvorfor vi lagrer dem, hvor lenge de skal lagres, om disse må gjennomgås etter en gitt periode eller om de kan slettes etter en gitt tid.
Denne planen gir formelle organisasjonsmessige retningslinjer. Planen utgjør retningslinjer for alt personell slik at man kan behandle, og ta beslutninger om behandlingen av data, dokumenter eller arkiver er adekvat, relevant og lagret kun så lenge det er nødvendig og for det formål disse ble innhentet. Det er et krav etter personvernlovgivningen (inkl. GDPR) i alle land der Specsavers driver virksomhet at retningslinjene følges og overholdes. Planen gjelder for alle land, og der land-spesifikke regler avviker fra den globale planen, vil land-spesifikke planer være vedlagt og utgjøre en den av den helhetlige planen.
Bruk av planen for datalagring
Planen skal brukes som referansepunkt for den daglige håndteringen av data, forretningsdokumenter eller arkiver. Det mest effektive tidspunkt å beslutte hvor lenge man skal lagre data, dokumenter eller arkiver, er når slike data, dokumenter eller arkiver blir skapt. Når det skapes et nytt dokument på papir eller elektronisk, skal denne planen utgjøre en veiledning til hvordan det dokumentet skal håndteres, lagres og til slutt slettes.
